I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

• Thông tư 45/2013/TT-BTC;
• Thông tư 133/2016/TT-BTC;
• Thông tư 200/2014/TT-BTC.

II. KẾ TOÁN SỬA CHỮA NÂNG CẤP TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (TSCĐ)

1. Sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định (TSCĐ) là gì?

1.1. Sửa chữa tài sản cố định

Hoạt động sửa chữa tài sản cố định là hoạt động bảo dưỡng, duy tu, thay thế sửa chữa khi tài sản xuất hiện những hư hỏng trong quá trình hoạt động, nhằm mục đích đưa tài sản cố định về lại trạng thái hoạt động bình thường theo thiết kế ban đầu.
Sau khi sửa chữa, bảo dưỡng, tài sản cố định không có sự thay đổi đáng kể về công suất, năng suất; mức tiêu hao nhiên liệu; tính năng hoạt động; thời gian sử dụng.

1.2. Nâng cấp tài sản cố định

➤ Đối với tài sản cố định hữu hình, các chi phí được ghi tăng nguyên giá giúp cải thiện trạng thái hiện tại của tài sản so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu cần đáp ứng các tiêu chuẩn:

• Thay đổi bộ phận làm tăng thời gian sử dụng, tăng công suất sử dụng;
• Cải tiến bộ phận làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm;
• Áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động.

➤ Đối với tài sản cố định vô hình, các chi phí được ghi tăng nguyên giá của tài sản phải thỏa mãn hai điều kiện sau:

• Chi phí có khả năng làm tăng lợi ích kinh tế tạo ra từ tài sản trong tương lai;
• Chi phí gắn liền với một tài sản cố định vô hình cụ thể và được đánh giá một cách chắc chắn.

1.3. Điểm khác biệt giữa sửa chữa tài sản cố định và nâng cấp tài sản cố định

➤ Chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định. Kể cả các trường hợp sửa chữa lớn, sau khi kết thúc, nếu đánh giá không giúp tăng năng suất, thời gian sử dụng… (theo yêu cầu của trường hợp nâng cấp tài sản cố định) được đưa trực tiếp hoặc phân bổ dần không quá 3 năm vào chi phí kinh doanh.

➤ Chi phí sửa nâng cấp tài sản cố định được cộng vào nguyên giá của tài sản cố định.

➤ Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê, nếu trong hợp đồng thuê tài sản có điều khoản bên thuê chịu trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì đơn vị hạch toán tương tự chi phí sửa chữa tài sản cố định của công ty.

>> Xem thêm: Tài khoản tiền gửi ngân hàng – TK 112

2. Hạch toán kế toán chi phí sửa chữa tài sản cố định

2.1. Chi phí sửa chữa thường xuyên

➤ Chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định và các chi phí sửa chữa lớn không đủ điều kiện tăng nguyên giá được hạch toán vào chi phí trong kỳ:

Nợ TK 627, 641, 642…;
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ;
Có TK 111, 112, 334, 154…

2.2. Chi phí sửa chữa lớn, nâng cấp đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá

➤ Tại thời điểm phát sinh chi phí nâng cấp, cải tạo tài sản cố định, căn cứ vào hóa đơn chứng từ phục vụ công tác sửa chữa, kế toán tập hợp chi phí trên tài khoản 241- Xây dựng cơ bản dở dang:

Nợ TK 2413 – Chi phí sửa chữa, nâng cấp chưa bao gồm thuế GTGT;
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ;
Có TK 111, 112, 152, 331…

➤ Sau khi nghiệm thu hoàn thành công việc:

• Nếu sửa chữa lớn đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá, kế toán ghi tăng TSCĐ:
  Nợ TK 211 – Nguyên giá tăng từ hoạt động nâng cấp;
  Có TK 2413 – Chi phí sửa chữa tập hợp cho tài sản đủ điều kiện tăng nguyên giá.
• Nếu sửa chữa lớn không đủ điều kiện tăng nguyên giá:
  Hạch toán tại thời điểm hoàn thành nâng cấp, cải tạo tài sản cố định:
  Nợ TK 242, 627, 641, 642…
  Có TK 2413

2.3. Chi phí sửa chữa định kỳ có trích trước theo kế hoạch

Điều 7 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định: Đơn vị được trích trước chi phí sửa chữa trong trường hợp tài sản cố định có phát sinh chi phí sửa chữa đều đặn định kỳ trong quá trình sử dụng. Trong trường hợp chi phí thực chi sửa chữa tài sản cố định nhỏ hơn số đã trích, đơn vị hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ phần chênh lệch giữa chi phí thực chi và số đã trích. Nếu chi phí thực chi sửa chữa tài sản cố định lớn hơn số đã trích, đơn vị tính phần chênh lệch thêm này vào chi phí hợp lý trong kỳ.

➤ Hạch toán tại thời điểm trích trước theo dự toán, kế toán hạch toán vào chi phí trong kỳ:

Nợ TK 627, 641, 642, 154… – Chi phí bảo dưỡng dự kiến;
Có TK 352 – Chi phí dự phòng phải trả.

➤ Hạch toán tại thời điểm sửa chữa định kỳ:

Nợ TK 352;
Nợ TK 627, 641, 642, 154 … (Chênh lệch do chi thực tế cao hơn trích trước);
Nợ TK 1331;
Có TK 111, 112, 334, …;
Có TK 627, 641, 642 (Chênh lệch do chi thực tế thấp hơn trích trước).

>> Liên hệ: Tại đây

Nguyên Nhân 1: Chênh lệch số dư giữa danh sách TSCĐ với số dư ban đầu TK nguyên giá, hao mòn lũy kế dẫn đến sai lệch giữa sổ tài sản và sổ cái Trường hợp trong kỳ Số dư ban đầu của các TK nguyên giá, hao mòn lũy kế trên Sổ cái có chênh lệch với Tổng nguyên giá, tổng hao mòn lũy kế của các TSCĐ đầu kỳ trên Sổ tài sản thì: chương trình sẽ hiển thị báo cáo thể hiện chi tiết các tài khoản có chênh lệch.

Nguyên nhân 2: 

Nguyên nhân 3: