Hàng bán trả lại có lập hoá đơn không? Cách lập hoá đơn xuất trả hàng.

Bạn có biết khi khách hàng trả lại hàng, doanh nghiệp phải làm gì với hóa đơn không? Việc lập hóa đơn trả hàng không chỉ đơn thuần là một thủ tục mà còn liên quan đến việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này để hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh.

1. Hàng bán trả lại có cần lập hoá đơn không?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ đều phải có hóa đơn đi kèm, bất kể đó là giao dịch bán hàng thông thường hay các hình thức giao dịch đặc biệt như khuyến mãi, quảng cáo, cho tặng, hoặc hoàn trả hàng.

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn xuất trả hàng, phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định tại Điều 10. Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt định dạng dữ liệu chuẩn đã được quy định tại Điều 12. Điều này có nghĩa là việc lập hóa đơn xuất trả hàng là một yêu cầu bắt buộc và phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.

>> Xem thêm: Hoá đơn thay thế là gì? Quy trình lập hoá đơn thay thế mới nhất 2024

2. Bên nào phải lập – xuất hoá đơn trả hàng?

Bên mua hay bên bán sẽ phải lập hóa đơn cho hàng hóa trả lại? Vấn đề này đã được quy định trong một số công văn của Cục Thuế:

• Công văn 2121/TCT-CS ngày 29/5/2023 của Tổng cục Thuế.
• Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT ngày 19/07/2023 của Cục Thuế TP Hồ Chí Minh.
• Công văn 4511/TCT-CS ngày 11/10/2023 của Tổng cục Thuế.
• Công văn 73896/CTHN-TTHT ngày 16/10/2023 của Cục Thuế TP Hà Nội.

Theo hướng dẫn trong các công văn này, nếu người bán đã xuất hóa đơn và người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó phát hiện hàng hóa không đúng chất lượng, quy cách hoặc đóng gói như thỏa thuận, thì bên bán sẽ lập hóa đơn trả lại hàng khi nhận lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa.

>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử Meinvocie

3. Cách lập hoá đơn xuất trả hàng

Để lập hóa đơn xuất trả hàng, người bán thực hiện các bước sau:

Bước 1: Bên bán lập hóa đơn hoàn trả lại hàng

Khi nhận lại hàng hóa từ khách hàng, công ty có hai phương án để xử lý hóa đơn:

• Điều chỉnh hóa đơn: Giảm số lượng hàng hóa đã bán trên hóa đơn cũ, tương ứng với số lượng hàng đã được trả lại.
• Thay thế hóa đơn: Lập một hóa đơn mới hoàn toàn, ghi rõ số lượng hàng hóa thực tế còn lại sau khi đã trừ đi phần hàng đã trả.

Lưu ý: Để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, người bán và người mua cần lập biên bản ghi rõ số lượng, loại hàng hóa được trả lại, cũng như lý do dẫn đến việc trả hàng này

Bước 2: Ký số và gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho người mua 

Sau khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn, bên bán sẽ tiến hành ký số. Đối với hóa đơn không mã, hóa đơn đã ký sẽ được gửi ngay cho người mua. Ngược lại, với hóa đơn có mã, bên bán cần gửi cho cơ quan thuế để được cấp lại mã trước khi gửi cho người mua.

Bước 3: Kê khai thuế

Căn cứ vào hóa đơn hoàn trả (điều chỉnh hoặc thay thế), cả người mua và người bán đều phải tiến hành kê khai thuế (hoặc kê khai bổ sung) để phản ánh chính xác số liệu giao dịch trong kỳ.

>> Liên hệ: Tại đây

>> Kênh Youtube Savitax: Tại đây. Đăng ký để nhận được thông báo khi có video mới nhất.