Hoá đơn thay thế là gì? Quy trình lập hoá đơn thay thế mới nhất 2024

Sai sót trong hóa đơn là điều không thể tránh khỏi. Khi gặp phải tình huống này, việc xuất hóa đơn thay thế là giải pháp cần thiết để đảm bảo thông tin giao dịch chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Tham khảo ngay bài viết của SAVITAX để biết cách xử lý hiệu quả.

1. Hoá đơn thay thế là gì?

Hóa đơn thay thế là một giải pháp hiệu quả để khắc phục những sai sót như sai số liệu, thông tin khách hàng, hoặc bị mất mát hóa đơn gốc. Việc lập hóa đơn thay thế giúp doanh nghiệp tránh những rắc rối pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

>> Xem thêm: Hướng dẫn kê khai hoá đơn đầu vào bị bỏ sót năm 2024

2. Trường hợp nào thì xuất hoá đơn thay thế?

(1) Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa được gửi đến người mua mà phát sinh sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

• Lập hóa đơn điện tử mới: Soạn thảo một hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn cũ đã sai sót, đảm bảo các thông tin chính xác.
• Thông báo cho cơ quan thuế: Sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo đến cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn cũ và yêu cầu cấp mã mới cho hóa đơn thay thế.
• Gửi hóa đơn thay thế cho người mua: Sau khi được cơ quan thuế cấp mã mới, doanh nghiệp gửi hóa đơn thay thế cho người mua để làm căn cứ cho các giao dịch tiếp theo.
• Hủy hóa đơn cũ: Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy bỏ hóa đơn điện tử cũ có mã sai sót trên hệ thống.

(2) Trường hợp hoá đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế bị phát hiện sai sót

Khi hoá đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi tới người mua mà phát hiện có sai sót, cần lập hoá đơn thay thế. Các trường hợp sai sót bao gồm:

• Sai sót về mã số thuế.
• Sai sót về tổng số tiền ghi trên hoá đơn.
• Sai sót về thuế suất, tiền phạt.
• Sai sót về quy cách, chất lượng hoặc ghi không chính xác trên hoá đơn.

Trong trường hợp này, người bán sẽ xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã sai sót.

Nếu người bán và người mua đã thỏa thuận về việc lập biên bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế, cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán tiến hành lập hóa đơn thay thế.

Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn thay thế và gửi cho người mua. Nếu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, người bán cần gửi hóa đơn cho cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế trước khi gửi cho người mua.

Hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Ngoài việc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót, người bán cũng có thể lập hóa đơn điều chỉnh phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

3. Quy trình xuất hoá đơn thay thế

Bước 1: Nhận diện lỗi sai

Xác định rõ lỗi sai trên hóa đơn, ví dụ như sai số lượng, sai đơn giá hoặc sai thông tin khách hàng, mức độ nghiêm trọng.

Bước 2: Tiến hành thỏa thuận với người mua

Cả người bán và người mua sẽ cùng nhau thảo luận và thống nhất cách giải quyết, đồng thời lập biên bản ghi rõ sai sót.

Bước 3: Xuất hoá đơn thay thế

Người bán sẽ tiến hành xuất hóa đơn mới để thay thế hóa đơn cũ có lỗi thông qua phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 4: Gửi cho cơ quan thuế/ Người mua

Tùy thuộc vào loại hóa đơn, người bán sẽ gửi hóa đơn thay thế đến cơ quan thuế để được cấp mã hoặc gửi trực tiếp cho người mua.

Nếu hóa đơn cần có mã của cơ quan thuế, người bán phải gửi bản sao đến cơ quan thuế trước khi gửi cho người mua.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn

Người bán sẽ lưu giữ đầy đủ tất cả các chứng từ liên quan, bao gồm hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, biên bản thỏa thuận và sổ hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Nội dung trên đã tổng hợp đầy đủ các trường hợp cần xuất hóa đơn thay thế và quy trình thực hiện. Mục tiêu là giúp các kế toán nắm vững quy trình, xử lý chính xác và hạn chế rủi ro phát sinh từ hóa đơn sai sót. Nếu có thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.

>> Liên hệ: Tại đây

>> Kênh Youtube Savitax: Tại đây. Đăng ký để nhận được thông báo khi có video mới nhất.