Hoá đơn thương mại là gì? Cách viết hoá đơn thương mại cập nhật 2024

Hóa đơn thương mại là một loại giấy tờ quan trọng khi mua bán hàng hóa, đặc biệt là khi mua bán với nước ngoài. Giấy tờ này ghi rõ giá cả, số lượng hàng hóa và được dùng để tính thuế khi nhập khẩu hàng. Vậy cách viết hóa đơn thương mại có một số điểm khác so với hóa đơn mua bán thông thường như thế nào?

1. Hoá đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng trong quá trình mua bán hàng hóa. Nó không chỉ là bằng chứng về giao dịch mà còn là cơ sở để xác định giá trị hàng hóa, tính thuế và thực hiện các thủ tục hải quan (nếu có).

Hóa đơn thương mại thường được phát hành với một bản gốc và hai bản sao. Tùy theo điều kiện pháp luật ở mỗi nước mà số lượng bản chính sẽ khác nhau.

>> Xem thêm: Dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm

2. Tầm quan trọng của hoá đơn thương mại

Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu với các điểm chính như sau:

• Là căn cứ cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, cũng như giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Hóa đơn này giúp người bán yêu cầu thanh toán và người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
• Được sử dụng để xác định các khoản thuế xuất nhập khẩu, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho việc khai báo hải quan.
• Giúp đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện hợp đồng và thủ tục xuất nhập khẩu.

3. Các hình thức hoá đơn thương mại

3.1. Hóa đơn thương mại chiếu lệ

Hóa đơn thương mại chiếu lệ có hình thức tương tự hóa đơn thương mại thông thường nhưng lại không có giá trị thanh toán. Thay vào đó, nó giống như một bản báo giá, cung cấp thông tin chi tiết về giá cả và các điều khoản giao dịch để khách hàng tham khảo.

Ngoài ra, hóa đơn thương mại còn được sử dụng cho các mục đích sau:

• Làm chứng từ khai hải quan và thực hiện thủ tục nhập khẩu.
• Làm chứng từ để xin giấy phép ngoại lệ hoặc giấy phép xuất khẩu.
• Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho triển lãm, hội chợ.
• Làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa theo phương thức đại lý hoặc gửi bán tại nước ngoài.

3.2 Hoá đơn tạm thời

Hóa đơn tạm thời, hay hóa đơn tạm tính, là một loại hóa đơn được sử dụng để thực hiện thanh toán ban đầu cho một giao dịch. Hóa đơn này thường được gửi kèm hoặc trước khi hàng hóa được giao, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa và giá cả, đồng thời tạo điều kiện cho việc thanh toán chính thức sau này.

Các trường hợp sử dụng hóa đơn tạm thời bao gồm:

• Hợp đồng không quy định việc thanh toán dựa trên lượng hàng hoặc sự thay đổi phẩm chất tại cảng đến.
• Lô hàng được giao nhiều lần.
• Giá trị hàng hóa được xác định sau khi giao hàng.

3.3 Hóa đơn chính thức

Hóa đơn chính thức là bản tổng kết cuối cùng của một giao dịch hoặc dự án. Sau khi tất cả các công việc đã hoàn thành, hóa đơn này sẽ được gửi đến khách hàng để thông báo về việc hoàn thành công việc và yêu cầu thanh toán. Hóa đơn chính thức liệt kê chi tiết các sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp, giá cả tương ứng, và phương thức thanh toán.

3.4 Hoá đơn thương mại chi tiết

Hóa đơn thương mại chi tiết cung cấp một bản mô tả đầy đủ và chính xác về từng mặt hàng trong giao dịch. Dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc L/C, hóa đơn này sẽ xác định rõ giá cả cụ thể cho từng loại hàng hóa.

3.5 Hoá đơn thương mại xác nhận

Hóa đơn thương mại xác nhận là một chứng từ quan trọng, được sử dụng để chứng minh xuất xứ của hàng hóa. Với chữ ký xác nhận của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, hóa đơn này có giá trị pháp lý cao và được công nhận rộng rãi trên thế giới. Trong một số trường hợp, hóa đơn này còn đóng vai trò như một hóa đơn thương mại thông thường, vừa xác nhận xuất xứ, vừa làm căn cứ để thanh toán.

3.6 Hoá đơn thương mại hải quan

Đây là hình thức hóa đơn thương mại tính giá trị hàng theo các khoản lệ phí, thuế hải quan.

3.7 Hoá đơn thương mại lãnh sự

Hóa đơn thương mại lãnh sự được sử dụng như một giấy tờ thay thế cho chứng nhận xuất xứ, có giá trị tương đương và được xác nhận trực tiếp bởi lãnh sự quán của nước nhập khẩu tại quốc gia của người bán.

>> Xem thêm: Hàng bán trả lại có lập hoá đơn không? Cách lập hoá đơn xuất trả hàng.

4. Cách viết hoá đơn thương mại

Mặc dù không cần phải theo một mẫu nào, nhưng khi viết hóa đơn, doanh nghiệp phải ghi đầy đủ những thông tin quan trọng.

4.1 Nội dung của hoá đơn thương mại

Một hóa đơn thương mại thông thường bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin hóa đơn:
  • Số hóa đơn: Số tham chiếu hóa đơn của nhà cung cấp.
  • Ngày lập hóa đơn/Ngày phát hành hóa đơn.
  • Thông tin người gửi:
  • Tên, địa chỉ đầy đủ của người gửi, số điện thoại, số fax.
  • Số VAT của người gửi: Số tham chiếu thuế GTGT của người gửi ở các quốc gia áp dụng thuế VAT.
  • Quốc gia gửi hàng.
• Thông tin người nhận hàng:
  • Tên, địa chỉ đầy đủ (bao gồm mã bưu chính), số điện thoại, số fax của người nhận.
  • Số VAT của người nhận: Số tham chiếu thuế GTGT của người nhận ở các quốc gia áp dụng thuế VAT.
  • Quốc gia nhận hàng.
  • Thông tin vận chuyển:
  • Số hóa đơn theo hàng hóa được vận chuyển.
  • Đại lý giao nhận: Tên công ty vận chuyển.
  • Ngày xuất khẩu: Ngày hàng hóa được vận chuyển.
  • Phương thức thanh toán.
• Thông tin lô hàng:
  • Số phần: Số phần của lô hàng.
  • Đặc điểm chi tiết hàng hóa.
  • Trọng lượng: Trọng lượng của kiện hàng hoặc đơn vị hàng hóa.
  • Số lượng đơn vị hàng hóa.
  • Giá trị của từng đơn vị hàng hóa và giá trị tổng hàng hóa.
  • Tiền tệ được sử dụng để xác định giá trị hàng hóa.
  • Xuất xứ hàng hóa.
  • Tên của người gửi.
  • Chữ ký, đóng dấu của người gửi.

4.2 Cách viết hoá đơn thương mại xuất khẩu

Khi lập hóa đơn thương mại xuất khẩu, cần đảm bảo các thông tin sau:

• Thông tin về bên bán (người xuất khẩu): Tên công ty, địa chỉ đầy đủ (bao gồm quốc gia), các thông tin liên hệ.
• Thông tin về bên mua (người nhập khẩu): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, các thông tin liên hệ khác.
• Thông tin về hóa đơn: Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn (là cơ sở để làm thủ tục hải quan).
• Mô tả chi tiết về hàng hóa: Tên hàng hóa, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, chất lượng, đặc điểm kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ (nếu cần).
• Giá cả: Giá bán của từng loại hàng hóa, loại tiền thanh toán.
• Điều khoản giao hàng (Incoterms): Quy định rõ ràng về trách nhiệm của người mua và người bán trong quá trình giao hàng (ví dụ: FOB, CFR, CIF).
• Điều khoản thanh toán: Phương thức thanh toán (ví dụ: TT, LC, DA, DP).
• Các chi phí khác: Vận tải quốc tế, bảo hiểm, bao bì, nếu có.
• Giảm giá, chiết khấu: Nếu có áp dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá.

Qua những thông tin trên, chúng ta thấy rằng hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc nắm vững các quy định và cách lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Nếu còn thắc mắc nào hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được giải đáp.

>> Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế doanh nghiệp – Bảng giá mới nhất 2024

>> Xem thêm: Dịch vụ rà soát sổ sách

>> Liên hệ: Tại đây

>> Kênh Youtube Savitax: Tại đây. Đăng ký để nhận được thông báo khi có video mới nhất.