Khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn của doanh nghiệp

1. Chi phí hợp lý là gì?

Chi phí hợp lý là các khoản chi tiêu được pháp luật công nhận, có đủ bằng chứng hóa đơn để chứng minh, liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Khoản chi phí hợp lý giữa doanh nghiệp và cá nhân không có hóa đơn

Trường hợp 1:

Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải lập Bảng kê mua hàng (Mẫu 01/TNDN) trong các trường hợp sau:

• Mua tài sản, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh;
• Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm;
• Mua hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra, bất kể doanh thu.

Hồ sơ yêu cầu:

• Biên bản bàn giao: Xác nhận việc chuyển giao hàng hóa/dịch vụ giữa hai bên.
• Hợp đồng: Giấy tờ chứng minh thỏa thuận mua bán/dịch vụ.
• Chứng minh nhân dân (photo): Của người cung cấp hàng hóa/dịch vụ, để xác minh thông tin.
• Bảng kê mua hàng không hóa đơn: Mẫu 01/TNDN, dùng để ghi nhận các giao dịch không có hóa đơn VAT.
• Chứng từ thanh toán: Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (đối với đơn hàng trên 20 triệu, chuyển khoản không bắt buộc).

Lưu ý:

Mẫu 01/TNDN phải được điền đầy đủ, chính xác và trung thực. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, nếu giá trị hàng hóa, dịch vụ kê khai cao hơn so với giá thị trường, cơ quan thuế sẽ tiến hành điều chỉnh để đảm bảo tính hợp lý của chi phí được trừ khi tính thuế.

Trường hợp 2: Đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải yêu cầu cung cấp hóa đơn. Cá nhân, hộ kinh doanh có nghĩa vụ tự giác đến cơ quan thuế để thực hiện thủ tục mua hóa đơn và kê khai thuế theo đúng quy định.

Hồ sơ yêu cầu:

• Biên bản bàn giao: Xác nhận việc chuyển giao hàng hóa/dịch vụ giữa hai bên.
• Hóa đơn mua tại Chi cục Thuế: Chứng từ chứng minh việc mua bán hợp pháp.
• Hợp đồng: Giấy tờ chứng minh thỏa thuận mua bán/dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán:
• Phiếu chi: Dùng cho trường hợp thanh toán bằng tiền mặt.
• Ủy nhiệm chi: Dùng cho trường hợp thanh toán qua ngân hàng.

>> Xem thêm: Tiệc tất niên 2024 có được tính vào chi phí công ty hay không?

Trường hợp 3: Đối với các cá nhân làm việc theo hợp đồng thời vụ, giao khoán công việc ngắn hạn, doanh nghiệp sẽ tiến hành khấu trừ thuế TNCN với mức thuế suất 10% trước khi chi trả số tiền còn lại cho người lao động.

Hồ sơ yêu cầu:

• Bản sao CCCD của cá nhân;
• Hợp đồng thời vụ, giao khoán;
• Chứng từ thanh toán: phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (không bắt buộc chuyển khoản).

Trường hợp 4: Khi thuê tài sản của cá nhân, doanh nghiệp có trách nhiệm liên hệ với cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú để thực hiện thủ tục kê khai và nộp thuế thay.

Đối với hợp đồng dưới 100 triệu đồng/năm: Cần có hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán.

Đối với hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay: Ngoài hợp đồng và chứng từ thanh toán, doanh nghiệp cần giữ lại giấy nộp tiền thuế để làm bằng chứng cho chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Hồ sơ yêu cầu:

• Chứng từ thanh toán;
• Hợp đồng cho thuê tài sản;
• CCCD bản sao của cá nhân;
• Giấy nộp thuế thay cho cá nhân.

3. Điều kiện để tính thuế TNDN và cách tính thuế TNCN đối với chi phí hợp lý

3.1 Chi phí mua hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt bán ra

➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:

Nếu mua hàng hóa từ người dân tự sản xuất hoặc đánh bắt, doanh nghiệp cần kèm theo bảng kê mua hàng (Mẫu 01/TNDN). Mẫu này không áp dụng cho các trường hợp mua hàng từ thương lái.

➨ Cách tính thuế TNCN:

Để được miễn thuế thu nhập cá nhân, người dân trực tiếp tham gia sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, muối cần đáp ứng các điều kiện sau:

Nơi cư trú: Có nơi cư trú tại địa phương (trừ trường hợp đánh bắt thủy sản).

Sản phẩm: Chưa qua chế biến sâu, chỉ được phép làm sạch, phơi sấy, bóc vỏ, tách hạt, ướp muối, cắt, bảo quản lạnh hoặc các hình thức bảo quản thông thường khác.

Quyền sử dụng: Có quyền sử dụng đất, thuê đất, sử dụng mặt nước hoặc thuê mặt nước để trực tiếp tham gia sản xuất.

3.2 Chi phí mua tài sản và thuê dịch vụ từ các cá nhân không kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm hoặc cá nhân kinh doanh có quy mô nhỏ lẻ.

➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:

Bảng kê mẫu số 01/TNDN kèm theo hồ sơ chứng từ (hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán…)

➨ Cách tính thuế TNCN:

• Nếu mua tài sản từ cá nhân không kinh doanh thì doanh nghiệp không phải chịu thuế thu nhập cá nhân, nhưng nếu thuê dịch vụ thì được phép khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân theo hình thức tiền lương, tiền công.
• Còn trong trường hợp mua tài sản hoặc thuê dịch vụ từ cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thì doanh nghiệp cũng không phải chịu thuế thu nhập cá nhân.

3.3 Chi phí mua hàng, dịch vụ từ cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm:

Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý: Phải có đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao hàng và các chứng từ thanh toán liên quan.

Cách tính thuế TNCN:

• Đối với cung cấp dịch vụ: Cá nhân, hộ kinh doanh tự kê khai và nộp thuế suất 2% trên tổng doanh thu.
• Đối với mua bán hàng hóa: Cá nhân, hộ kinh doanh tự kê khai và nộp thuế suất 0.5% trên tổng doanh thu.

3.4 Chi phí thuê lao động theo dạng thời vụ, giao khoán

➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN: Có hợp đồng thời vụ, giao khoán việc, chứng từ thanh toán.

➨ Cách tính thuế TNCN:

Khấu trừ thuế TNCN thuế suất 10% theo diện tiền lương, tiền công.

3.5 Chi phí thuê tài sản của cá nhân (ô tô, nhà,…)

Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý:

• Giấy nộp tiền thuế (nếu có).
• Chứng từ thanh toán.
• Hợp đồng cho thuê tài sản.
• Bản sao chứng minh nhân dân của chủ nhà.

Cách tính thuế TNCN cho chủ nhà:

• Dưới 100 triệu đồng/năm: Miễn thuế TNCN, GTGT và lệ phí môn bài.
• Trên 100 triệu đồng/năm: Nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT 5% và thuế TNCN 5% trên tổng doanh thu.

>> Liên hệ: Tại đây

>> Kênh Youtube Savitax: Tại đây. Đăng ký để nhận được thông báo khi có video mới nhất.