Quy định, định mức, cách hạch toán chi phí tiếp khách hợp lý

1. Chi phí tiếp khách là gì?

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thường xuyên có nhu cầu giao tiếp, xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Hoạt động tiếp khách ra đời nhằm mục đích trao đổi thông tin, ký kết hợp đồng và củng cố mối quan hệ hợp tác. Chính vì vậy, chi phí phát sinh từ các hoạt động tiếp khách được xem là chi phí hợp lý và được pháp luật công nhận.

2. Chi phí tiếp khách có bị giới hạn không? Định mức chi phí tiếp khách

Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định rằng các khoản chi phí tiếp khách phải tuân thủ giới hạn không vượt quá 15% tổng số chi phí được trừ.

• Chi phí tiếp khách;
• Chi phí quảng cáo;
• Chi phí tiếp thị;
• Khuyến mãi, hoa hồng môi giới;
• Chi phí dùng trong biếu tặng hàng hóa cho khách hàng.

Tuy nhiên, kể từ ngày 24/11/2014, khi Quốc hội thông qua Luật số 71/2014/QH13 sửa đổi, bổ sung một số điều khoản về thuế, từ ngày 01/01/2015, Điểm m Khoản 2 Điều 9 của Luật số 32/2013/QH13 đã bị bãi bỏ. Điều này đồng nghĩa với việc dỡ bỏ giới hạn 15% đối với các khoản chi phí liên quan đến tiếp thị, quảng cáo, hoa hồng khuyến mãi, tiếp tân, hội nghị, khánh tiết và các chi phí hỗ trợ trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì vậy, hiện nay chi phí tiếp khách không còn bị giới hạn và sẽ được xem là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nếu đáp ứng đủ hai điều kiện sau:

1. Chi phí tiếp khách phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ để chứng minh mục đích sử dụng các khoản chi phí tiếp khách là hợp lý.

3. Điều kiện để chi phí tiếp khách hợp lý

Căn cứ theo Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí tiếp khách sẽ được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây:

• Các khoản chi phí tiếp khách phát sinh thực tế phải có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
• Chi phí tiếp khách phải có hóa đơn điện tử (theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) ghi rõ các mặt hàng và kèm theo hóa đơn thanh toán hợp lệ;
• Đối với các khoản chi phí tiếp khách từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
• Nếu doanh nghiệp cấp một khoản tiền cho người lao động để hỗ trợ việc tiếp khách, khoản tiền này sẽ được cộng trực tiếp vào lương tháng của người lao động và sẽ được tính là thu nhập chịu thuế của người lao động.

>> Xem thêm: Khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn của doanh nghiệp

4. Quy định về chứng từ chi tiếp khách – Hồ sơ chi phí tiếp khách hợp lý

Bộ hồ sơ chứng minh chi phí tiếp khách hợp lý bao gồm các giấy tờ, chứng từ sau:

• Hợp đồng dịch vụ và biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có);
• Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng hợp lệ;
• Phiếu thanh toán và bill tính tiền (đối với chi phí tiếp khách ăn uống);
• Chứng từ thanh toán hợp lệ;
• Giấy đề nghị thanh toán tiếp khách hoặc tạm ứng (nếu có);
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp, trong đó có quy định cụ thể về chi phí tiếp khách

5. Hướng dẫn cách hạch toán chi phí tiếp khách, ăn uống

5.1 Chi phí tiếp khách hạch toán như thế nào?

Mặc dù chi phí tiếp khách được tính chung vào chi phí quản lý kinh doanh, nhưng việc phân bổ chi phí cụ thể cho từng bộ phận sẽ được thực hiện dựa trên mức độ sử dụng thực tế của mỗi bộ phận.

• Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí tiếp khách hạch toán như sau:

Nợ TK 641, 642: Chi phí quản lý kinh doanh;

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được trừ;

Có TK 111 và 112, 141, 331: Tổng tiền thanh toán.

• Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, chi phí tiếp khách được hạch toán như sau:

Nợ TK 6421, 6422: Chi phí quản lý kinh doanh;

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được trừ;

Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng tiền thanh toán.

5.2 Một số lưu ý dễ sai sót khi hạch toán chi phí tiếp khách

• Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử dùng để ghi nhận chi phí tiếp khách phải đầy đủ thông tin như: tên hàng hóa, dịch vụ cụ thể, số lượng, đơn giá và thành tiền. Đối với hóa đơn giấy (Thông tư 39/2014/TT-BTC) và hóa đơn điện tử cũ (Thông tư 32/2011/TT-BTC), yêu cầu về thông tin hàng hóa còn khắt khe hơn. Cụ thể, tên hàng hóa, dịch vụ phải được liệt kê chi tiết trên hóa đơn hoặc kèm theo bảng kê chi tiết.
• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền của nhà hàng, nếu đáp ứng đầy đủ các thông tin trên và có mã số thuế, cũng được xem là hóa đơn hợp lệ.

>> Liên hệ: Tại đây

>> Kênh Youtube Savitax: Tại đây. Đăng ký để nhận được thông báo khi có video mới nhất.