Doanh nghiệp cần phải làm gì khi thay đổi kỳ kế toán?

Theo quy định tại khoản 14 Điều 3 Luật Kế toán 2015, kỳ kế toán được hiểu là khoảng thời gian cụ thể bắt đầu từ thời điểm đơn vị kế toán chính thức ghi nhận các giao dịch kinh tế, tài chính vào sổ sách kế toán và kết thúc vào thời điểm đơn vị kế toán hoàn thành việc ghi sổ, khóa sổ để lập ra báo cáo tài chính hàng năm hoặc hàng quý.

1. Doanh nghiệp cần phải làm gì khi thay đổi kỳ kế toán?

Cụ thể theo Điều 103 Thông tư 200/2014/TT-BTC, khi doanh nghiệp quyết định thay đổi kỳ kế toán, ví dụ từ năm dương lịch sang một kỳ kế toán khác, thì bắt buộc phải tiến hành khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo đúng các quy định sau:

Theo quy định của Luật Kế toán, khi doanh nghiệp thay đổi kỳ kế toán năm, bắt buộc phải lập một báo cáo tài chính riêng cho giai đoạn giữa hai kỳ kế toán cũ và mới.

Ví dụ: một doanh nghiệp đang sử dụng kỳ kế toán theo năm dương lịch. Nếu vào năm 2015, doanh nghiệp này quyết định thay đổi kỳ kế toán thành kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 4 năm trước đến ngày 31 tháng 3 năm sau, thì doanh nghiệp đó buộc phải lập một báo cáo tài chính riêng cho khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 3 năm 2015.

Đối với Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Số liệu kể từ thời điểm thay đổi kỳ kế toán đến cuối kỳ báo cáo đầu tiên được trình bày trong cột “Kỳ này”. Cột “kỳ trước” trình bày số liệu của 12 tháng trước tương đương với kỳ kế toán năm hiện tại.

Theo đó, khi doanh nghiệp thay đổi kỳ kế toán của mình thì bắt buộc phải tiến hành khoá sổ kế toán.

>> Xem thêm: Điểm mới luật thuế giá trị gia tăng 2024? Khi nào luật thuế giá trị gia tăng 2024 có hiệu lực?

2. Doanh nghiệp thay đổi kỳ kế toán nhưng không thực hiện khóa sổ kế toán thì sẽ bị xử phạt như thế nào?

Cụ thể tại điểm d khoản 3 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, các hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán sẽ bị xử phạt hành chính.

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

• Không mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán của năm hoặc từ ngày thành lập đơn vị kế toán;
• Không có chứng từ kế toán để xác nhận các thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán, hoặc số liệu trên sổ kế toán không khớp với chứng từ kế toán;
• Các thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm thực hiện không nối tiếp thông tin, số liệu của sổ kế toán năm trước liền kề, hoặc sổ kế toán không ghi chép liên tục từ khi mở sổ cho đến khi khóa sổ;
• Không thực hiện khóa sổ kế toán trong các trường hợp mà pháp luật yêu cầu phải khóa sổ kế toán.

Theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung), mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức vi phạm, mức phạt sẽ gấp đôi mức phạt áp dụng cho cá nhân.

Như vậy, nếu doanh nghiệp thay đổi kỳ kế toán mà không thực hiện việc khóa sổ kế toán thì có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

>> Xem thêm: Nhiệm vụ, mô tả công việc, điều kiện làm kế toán trưởng?

3. Doanh nghiệp phải mở và khóa sổ kế toán khi nào?

Căn cứ theo Điều 124 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định như sau:

Mở, ghi sổ kế toán và chữ ký

3.1 Mở sổ

Theo quy định, sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán của năm hoặc từ ngày thành lập doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể được sử dụng dưới dạng quyển hoặc tờ rời, tuy nhiên khi kết thúc kỳ kế toán, các tờ rời phải được đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi đưa vào sử dụng, sổ kế toán phải hoàn tất các thủ tục theo quy định.

Đối với sổ kế toán dạng quyển, trang đầu phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, kỳ ghi sổ và chữ ký của người giữ sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật. Tất cả các trang sổ phải được đánh số liên tục và đóng dấu giáp lai của đơn vị để đảm bảo tính xác thực.

Đối với sổ kế toán dạng tờ rời, mỗi tờ phải ghi đầy đủ thông tin bao gồm: tên doanh nghiệp, số thứ tự của tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng và họ tên người giữ sổ. Trước khi sử dụng, mỗi tờ sổ phải được giám đốc hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và đăng ký. Các tờ sổ sau khi sử dụng xong phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán để dễ dàng tra cứu và bảo quản.

3.2 Khoá sổ

Việc khóa sổ kế toán là bắt buộc vào cuối mỗi kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, trong trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cũng phải tiến hành khóa sổ.

Theo quy định, doanh nghiệp phải mở sổ kế toán vào đầu mỗi năm hoặc từ ngày thành lập. Cuối mỗi kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần khóa sổ. Ngoài ra, trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật, việc khóa sổ cũng là bắt buộc.

>> Liên hệ: Tại đây

>> Kênh Youtube Savitax: Tại đây. Đăng ký để nhận được thông báo khi có video mới nhất.